Zu hohe Außenstände können für ein Unternehmen zu einem Problem werden. Deswegen ist es wichtig, ausstehende Forderungen im Blick zu behalten. Aber welche Bedeutung hat ein Ausstand per Definition überhaupt? Welche Probleme zieht eine ausstehende Geldforderung mit sich und wie kann man sie vermeiden? Diese und weitere Fragen werden im Folgenden beantwortet. Außerdem geben wir Dir noch weitere Informationen zum Thema Außenstände an die Hand und beantworten einige Fragen, die häufig dazu gestellt werden.
Definition Außenstände - einfach erklärt
Bei Außenständen handelt es sich um Geldbeträge, die ein Kunde oder Geschäftspartner einer Firma schuldet. Ausstände entstehen in dem Moment, in dem Zahlungsziele nicht eingehalten wurden.
Wie vermeidet man hohe Aussenstände?
Je nach Höhe des Betrags können Aussenstände zu einem Problem werden. Folgende Maßnahmen können all jenen helfen, die zu viele offene Forderungen haben und diese reduzieren möchten:
Online bezahlen – mehrere Zahlungsmöglichkeiten anbieten
Je mehr Zahlungsmöglichkeiten zur Auswahl stehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Kunden ihre Rechnung begleichen und man kein Forderungsmanagement einschalten muss. Zu etablierten Online-Zahlmöglichkeiten gehören etwa Direktüberweisung, PayPal, Sofortüberweisung und Sepamandat. Insbesondere SEPA ist bei Unternehmen und Kunden von großer Bedeutung, da es sich um eine schnelle und unkomplizierte Zahlungsmethode handelt.
Verkürzung der Zahlungsfrist
Mit der Verkürzung der Zahlungsfrist für den Käufer kann die finanzielle Lücke zwischen Verkauf und Geldeingang verkleinert werden. Die Reduzierung der Frist hat nämlich zur Folge, dass Kunden sich eher daran erinnern, eine Rechnung begleichen zu müssen. Außerdem kann das Mahnwesen schneller eingeschaltet werden, falls es zu Zahlungsausfällen kommt.
Bar- oder Kartenzahlungen für kleine Beträge
Wenn es sich nicht um ein Online-Business handelt, können Bar- oder Kartenzahlungen für kleinere Beträge Sinn ergeben. Diese können vom Kunden in der Regel direkt beglichen werden. Der Verzicht auf Barzahlung geht dagegen automatisch mit einem höheren Verwaltungsaufwand einher.
Bei fälligem Außenstand: Konsequent handeln
Damit der tägliche Cashflow des Unternehmens gewährleistet ist, sollte man nicht zu lange mit dem Außenstände Einfordern warten. Wenn man nicht selber Aussenstände eintreiben möchte, um der finanziellen Gefährdung durch einen Liquiditätsengpass entgegenzuwirken, können Inkasso- und Factoring-Unternehmen helfen, die sich auf außergerichtliche Mahnverfahren spezialisiert haben. Der Weg über das Gericht sollte möglichst vermieden werden. Sprich uns bezüglich weiterer Informationen zum Einholen von Ausständen einfach an.
Probleme durch zu viele Außenstände
Zu viele offene Posten können für ein Unternehmen ein großes Problem darstellen. Nachfolgend zeigen wir einige Beispiele auf, welche Folgen offene Forderungen in einer hohen Anzahl haben können:
Zahlungsprobleme: Wenn das Geld der Kunden ausbleibt, kann es im Unternehmen zu Liquiditätsengpässen und daraus resultierenden eigenen Zahlungsproblemen kommen. Gerät der Cashflow ins Stocken, könnten etwa die Miete der Büroräume oder Gehälter der Mitarbeiter gefährdet sein.
Hoher Aufwand: Nicht beglichene Rechnungen haben einen negativen Einfluss auf den Verwaltungsaufwand, welcher in die Höhe getrieben wird.
Risiko der Insolvenz: Es kann vorkommen, dass die unbezahlten Rechnungen ein so hohes Ausmaß annehmen, dass ein konkretes Insolvenzrisiko besteht.
Weniger Investitionen: Wenn es bei sehr vielen Kunden zu einem Ausstand kommt und damit Gelder ausbleiben, können geplante Investitionen u. U. nicht getätigt werden. Das kann zum Beispiel ein großes Problem sein, wenn man etwa im Begriff war, Kampagnen zu einem Produkt zu starten und bereits Werbung geschaltet wurde.
Außenstände haben: Belastung für die Liquidität
Außenstände zu haben kann eine erhebliche Belastung für die Liquidität des Unternehmens mit sich ziehen. Denn durch hohe Außenstände kann Geld für kurzfristige Anschaffungen, die Zahlung von Gehältern und das Begleichen von Mieten fehlen. In extremen Fällen steht die grundsätzliche Zahlungsfähigkeit des Unternehmens auf dem Spiel. Daher ist es von großer Bedeutung, das Risiko hoher Außenstände so gering wie möglich zu halten.
Factoring Außenstände verkaufen
Du hast keine Lust, Dich mit Außenständen zu befassen und möchtest nicht selber eine Forderung eintreiben? Dann verkaufe die Ausstände doch einfach an ein Factoring-Unternehmen! Deren Forderungsmanagement beschäftigt sich ausschließlich mit offenen Forderungen und zahlen den Ausstand-Betrag des Unternehmens gegenüber dem Kunden abzüglich einer Provision in der Regel direkt aus.
Was kann gegen hohe Außenständen unternommen werden?
Wenn die offenen Forderungen eines Unternehmens ein zu hohes Maß erreichen, wird es Zeit zu handeln. Ab jetzt sollte ein effektives Forderungsmanagement greifen, damit die erbrachten Leistungen bezahlt werden.
Eine Möglichkeit stellt die Mahnung online auf WirMahnenFuerDich.de dar. Tatsächlich kann sie getrost als die einfachste aller Möglichkeiten angesehen werden, eine Mahnung begleichen zu lassen. Und das Beste ist: Für Personen oder Unternehmen die diesen Dienst in Anspruch nehmen, entstehen keinerlei Kosten!
Mit folgendem Ablauf wirst Du Deinen Ausstand bei WirMahnenFuerDich.de los:
Wähle die nicht bezahlte Rechnung aus
Lade die Rechnung hoch
Zurücklehnen und auf den Zahlungseingang warten
Hast Du Fragen zu unserem Service oder benötigst weitere Informationen? Kontaktiere uns!
Mythos: Wenn ich den Kunden mahne, bestellt er nie wieder bei mir
Gute Kundenbeziehungen sind wichtig und deswegen scheuen sich viele Unternehmen davor Mahnwesen-Spezialisten einzuschalten, die beim Kunden Außenstände eintreiben. Allerdings ist das Einfordern vom Außenstand beim Kunden nichts anderes, als ein professionelles Geschäftsgebaren. Eine Mahnung zu verschicken bedeutet nicht, dass der Umgang mit dem Kunden ab diesem Zeitpunkt automatisch schlecht ist.
Wichtig ist ein respektvoller Umgang mit Kunden. Der Zahlungserinnerung Text sollte höflich und sachlich formuliert sein. Die meisten Kunden wissen, dass sie ihre Rechnung nicht bezahlt haben und sind durchaus bereit, direkt bei der ersten Zahlungserinnerung zu reagieren.
Fragen und Antworten (FAQs)
Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist eine effiziente Überwachung der Außenstände wichtig. Denn nur so lassen sich langfristig durch zu hohe Außenstände resultierende Liquiditätsprobleme vermeiden. Folgende Lösungen kommem häufig zum Einsatz:
Warenwirtschaftssysteme (WaWi): Die meisten Warenwirtschaftssysteme erlauben die Überwachung der Kundenrechnungen und können automatisch darüber informieren, welche Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen.
Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme: Auch hier ist die Überwachung der Außenstände möglich. Die meisten ERP-Systeme können einen Vergleich zwischen Außenständen und weiteren wählbaren Kennzahlen visuell darstellen. Viele dieser Systeme besitzen bereits ein automatisiertes Mahnwesen.
Dienstleister: Wenn man sich nicht selber den durch Außenstände resultierenden Stress antun möchte, kann man auch einfach Dienstleister wie WirMahnenFuerDich.de beauftragen. Weitere Möglichkeiten wären Factoring Dienstleister und Finanzberater.
Die Außenstände Definition einfach erklärt: Außenstände sind Geldbeträge, die Kunden oder Geschäftspartner einem Unternehmen schulden. Zwar klingt diese Definition von Außenständen sehr einfach, aber sie trifft den Nagel auf den Punkt. Sobald ein Geldbetrag nicht zum vereinbarten Termin eingeht, handelt es sich um einen Ausstand.
Bei einer ausstehenden Zahlung handelt es sich um einen Geldbetrag der fällig aber noch nicht beglichen ist. Es gibt praktisch keinen Unterschied zwischen einem Außenstand und einer ausstehenden Zahlung.
