freundliche Erinnerung an offene Rechnung

Wir haben uns darauf spezialisiert, als externer Partner das Forderungsmanagement für unsere Kunden zu übernehmen. Ein Auftraggeber, der seine Rechnungen nicht bezahlt, verursacht viel Ärger. Gerade hast du dich noch über den neuen Auftrag gefreut, hast deine Leistung erbracht und jetzt musst du hinter deinem Geld herlaufen. Das kostet Zeit, die du nicht hast, da du neue Projekte umsetzen musst und willst. Das verstehen wir nur zu gut, deshalb nehmen wir dir die Arbeit ab. Probiere es aus – du gehst keine Verpflichtung ein. Und wir haben noch ein weiteres unschlagbares Argument für dich: Unsere Dienstleistung für dich kostenlos!

Deine Vorteile, wenn du uns das Mahnen überlässt

  1. Unser Service ist für dich absolut kostenfrei.
    Für eventuell entstehende Mahngebühren muss dein Kunde aufkommen. Aber keine Sorge, auch in dem Bereich sind wir fair und transparent. Denn wir möchten ja, dass du auch weiterhin vertrauensvoll mit deinem Kunden zusammenarbeiten kannst.
  2. Du brauchst dich um nichts zu kümmern.
    Sobald du uns beauftragt hast, kümmern wir uns zuverlässig darum, an den offenen Betrag zu erinnern. Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschicken wir schriftlich per E-Mail und achten selbstverständlich auf die Einhaltung der Fristen.
  3. Wir sorgen dafür, dass du dein Geld schnell erhältst
    Unser Mahnprozess ist freundlich und gleichzeitig effizient. Das bedeutet, dass wir deine Liquidität nicht durch eine unnötige Anzahl von Mahnungen in Gefahr bringen. Durch unsere höfliche und verbindliche Formulierung lernen deine Schuldner, dass sie sich auf einer unbezahlten Rechnung nicht ausruhen können.
  4. Es bleibt deine Forderung
    Wir mahnen in deinem Namen und auch das Geld fließt von deinem Schuldner direkt auf dein Konto.
  5. Du gehst keine Verpflichtung ein
    Entscheidest du nach der Zahlungserinnerung oder zu einem anderen Zeitpunkt, dass wir nicht weiter für dich aktiv werden sollen, gibst du uns einfach Bescheid. Wir stoppen den Prozess, ohne Fragen zu stellen, denn die Entscheidung liegt einzig und allein bei dir.


Probiere es doch einfach aus und lade hier direkt deine erste Rechnung hoch.

Ein externes Mahnwesen bleibt professionell

Eine unbezhalte Rechnung beeinflusst nicht nur deine Liquidität, sie trübt auch das Verhältnis zu deinem Kunden. Das ist ganz normal, denn du hast deine Leistungen wie vereinbart erbracht. Wahrscheinlich bist du mit Materialausgaben, Personalkosten und vielem mehr in Vorleistung gegangen und musst jetzt noch die Zeit überbrücken, bis das Geld endlich eingeht. Doch wann wird das so weit sein? Und wie sollst du dich verhalten, wenn in der Zwischenzeit ein neuer Auftrag eingeht, der letzte aber noch nicht bezahlt ist?

Wenn es ums Geld geht, tun sich viele Unternehmer schwer, ihre Kunden anzusprechen. Gerade wenn es Unternehmen sind, mit denen sie häufiger zusammenarbeiten. „Vielleicht kommt das Geld ja bald“, so die Hoffnung. Oder sie fragen sich, woran es liegt, dass die Rechnung nicht bezahlt wird. So verstreicht Woche um Woche und du machst dir Gedanken um Fragen, die nicht relevant für dich sind.

Das Mahnwesen ist ein Vorgang in der Buchhaltung, um es ganz nüchtern zu beschreiben. Und genauso sollte er auch behandelt werden. Wenn du uns deine Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben lässt, bleiben die Emotionen außen vor. Du trittst persönlich gar nicht in Erscheinung, bist also in den Prozess nicht involviert. Mit unserem professionellen Mahnwesen kommst du schneller ans Ziel und hast die Chance, auch zukünftig unbelastet mit deinem Auftraggeber zusammenzuarbeiten.

Wir helfen dir dabei, rechtssicher zu mahnen, damit du das Geld bekommst, dass dir zusteht – und zwar so schnell wie möglich. Lade einfach hier eine offene Rechnung hoch und teste unseren Service kostenlos aus.

Wie mahnt man eigentlich richtig?

Diese Frage stellen sich viele Einzelunternehmer, kleine und mittelständische Betriebe. Sie haben keine eigene Abteilung, die sich darauf spezialisiert hat. Gibt es vielleicht Muster und Vorlagen, die den Prozess vereinfachen können? Schon geht die Internetrecherche los. Erkennst du dich wieder?

Natürlich gibt es Muster von verschiedenen Anbietern und selbstverständlich kannst du dir auch selber eine Vorlage erstellen, die du einfach immer wieder verwendest. Doch dann gehen die Fragen weiter: Wie häufig sollte man mahnen? Welche Fristen müssen verstreichen und gibt es eigentlich gesetzliche Vorgaben?

Der gesamte Prozess bindet deine Ressourcen und sorgt dafür, dass du gedanklich nicht abschalten kannst. Mit uns an deiner Seite brauchst du dich um all diese Dinge nicht zu kümmern und kannst dich ganz unbeschwert deinen anderen Aufgaben zuwenden. Aufgaben, mit denen du Geld verdienst. Und das beste: Unser Service ist für dich komplett kostenlos. Du gehst keine Verpflichtungen ein und trittst die Forderung auch nicht an uns ab – es bleibt deine Forderung. Worauf wartest du noch?

Diese Aufgaben im Mahnwesen übernehmen wir für dich

Offene Rechnungen sind häufig ein Grund dafür, dass kleine und mittelständische Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten geraten. Doch das muss nicht sein. Unsere Dienstleistung ist professionell und standardisiert. Wir mahnen ausschließlich schriftlich per E-Mail, um den Ausgang der Mahnung auch belegen zu können. Die Vorlagen, die wir für unsere Zahlungserinnerungen und Mahnungen verwenden, enthalten konkrete Formulierungen, einen Bezug zur offenen Rechnung und ein Zahlungsziel. Unsere Dienstleistung umfasst folgende Schritte:

  1. Wir schreiben eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden
  2. Lässt dein Kunde das Zahlungsziel verstreichen, schicken wir ihm eine Mahnung und weisen darauf hin, dass im nächsten Schritt ein Inkassoverfahren eingeleitet wird.
  3. Reagiert dein säumiger Kunde auch darauf nicht, leiten wir ein Inkassoverfahren ein.

Wenn du uns damit beauftragt hast, deine Forderung geltend zu machen, kannst du zu jedem Zeitpunkt entscheiden, den Vorgang abzubrechen. Dazu brauchst du uns auch keine Gründe zu nennen. Wenn du Stopp sagst, dann hören wir auf. Du hast also zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle.

Wir mahnen für dich – so funktioniert´s

Bist du neugierig und möchtest unseren Service ausprobieren? Dann nutze den Link zu unserem Onlineformular. Du wirst überrascht sein, wie schnell das geht. Trage einfach deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer ein und lade die Rechnung hoch, um die wir uns kümmern sollen. Und auch um den Datenschutz musst du dir keine Gedanken machen. Unser Angebot ist selbstverständlich DSGVO-konform. Und das war´s auch schon. Ja, wirklich. Probiere es jetzt direkt aus.

Einer der häufigsten Irrtümer: 3 Mahnungen

Jeder macht es, aber kaum jemand kennt sich detailliert damit aus. Deshalb haben sich bestimmte Gepflogenheiten eingebürgert, die allerdings in der Form gesetzlich gar nicht vorgeschrieben sind. Einer der größten Irrtümer ist, dass es drei Mahnungen bedarf, bis ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden kann. Das stimmt aber nicht! Es reicht bereits eine Mahnung aus, um bei weiterem Zahlungsverzug gerichtliche Schritte einleiten zu können.

Aber warum machen so viele es dann so? Dafür gibt es zwei Gründe: Weil sie es nicht besser wissen oder weil sie nett sein wollen. Aber willst du in diesem Fall zuvorkommend sein und dadurch deinem Unternehmen schaden? Aus Nettigkeit verzichtest du viel länger als nötig auf das Geld, das dir zusteht, und unterstützt damit die schlechte Zahlungsmoral deiner Schuldner.

Ein Argument, das häufig genannt wird, um drei Mahnungen zu rechtfertigen, lautet, dass durch weniger Druck die Kundenbeziehung nicht gefährdet wird. Doch das sehen wir eindeutig anders. Die Kundenbeziehungen werden nicht im Mahnwesen gepflegt, dafür gibt es geeignetere Maßnahmen. Die Bezahlung der Rechnung ist der Abschluss des Geschäftes und ist genauso verbindlich wie die Leistungserbringung zuvor. Wird die Rechnung nicht bezahlt, folgt die Erinnerung, freundlich und professionell. Und wer nur vergessen hat, eine Rechnung zu bezahlen, braucht nicht drei Mahnungen, um sie sich ins Gedächtnis zurückzurufen, oder? Probiere es aus, der Erfolg wird uns recht geben.

Zeit ist Geld – offene Rechnungen gefährden deine Liquidität

Gib deinen säumigen Kunden nicht unnötig viel Zeit, um die Rechnung zu begleichen. Hast du schon mal darüber nachgedacht, dass du deinem Kunden durch ein lasches Mahnwesen signalisierst, dass sein Verhalten in Ordnung ist? Es gibt viele Schuldner, die sich darauf einrichten, dass es drei Mahnungen geben wird und grundsätzlich nicht früher zahlen. Willst du so eine Unternehmenspolitik unterstützen?

Sobald wir das Mahnwesen unserer Kunden übernehmen, haben wir dabei stets das Wohl unseres Kunden im Blick. Dazu gehört, dass du dein Geld schnell erhältst und dass du auch weiterhin unbelastet mit deinem Kunden zusammenarbeiten kannst. In einer Zahlungserinnerung und einer anschließenden Mahnung setzen wir deine Interessen auf freundliche und professionelle Art durch. Dein Kunde weiß zu jedem Zeitpunkt, was auf ihn zukommt, da wir Zahlungsziele eindeutig bestimmen und auch weiterführende Maßnahmen ankündigen, um Unklarheiten zu vermeiden. Probiere es aus!

Inkasso als letzter Ausweg

Ein wichtiges Argument für ein effizienteres Mahnverfahren ist, dass auch das Inkassoverfahren früher eingeleitet werden kann. Es geht schließlich darum, dass du dein Geld auch bekommst und wenn dein Schuldner kurz vor der Insolvenz steht, ist Zeit ein wesentlicher Faktor. Viele Menschen schrecken vor einem Inkassoverfahren zurück, weil der Begriff negativ geprägt ist. Doch davon musst du dich befreien. Mit dem richtigen Partner an deiner Seite, der seriös und zuverlässig arbeitet und dabei auch in der Kostenstruktur transparent ist, verliert es sofort seinen negativen Touch.

Doch so weit möchten wir es eigentlich gar nicht kommen lassen. Inkasso ist auch für uns der letzte Ausweg. Es ist unser Ziel, dass du dein Geld direkt nach der freundlichen Zahlungserinnerung oder spätestens nach der Mahnung erhältst. Ein Inkassoverfahren dauert lange und schädigt die Kundenbeziehung nachhaltig. Das ist weder in deinem noch in unserem Interesse. Also probiere es aus: Wir mahnen für dich – schnell, unkompliziert und transparent.

Zahlungserinnerung

Wichtig ist, dass du die gleichen Angaben in die Zahlungserinnerung schreibst, die auch auf der Rechnung angegeben sind. Das beginnt bei der Kundennummer und betrifft auch die Rechnung Nr, die Leistung, den Betrag und den Hinweis, dass die Zahlung noch offen ist. Außerdem ist es wichtig, dass du ein neues Zahlungsziel nennst. Am besten verwendest du eine Vorlage oder ein Muster, um sicherzustellen, dass alle benötigten Angaben enthalten sind.

Hast du in deiner Rechnung an deinen Kunden eine Frist gesetzt, bis wann die Zahlung erfolgen soll? Dann kannst du eine Zahlungserinnerung schicken, sobald die Frist verstrichen ist. Da die Banken manchmal noch ein bis zwei Werktage brauchen, um eine Zahlung zu verbuchen, empfiehlt es sich, diese Tage noch abzuwarten.

Die Formulierung einer Zahlungserinnerung ist nicht an eine bestimmte Form gebunden. Dazu gibt es keine gesetzlichen Regelungen. Wichtig ist, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Du solltest mit einer freundlichen Anrede beginnen und auch im weiteren Text in Erwägung ziehen, dass der Verzug unbeabsichtigt entstanden ist. Falls du Hilfe bei der Formulierung brauchst, lade deine Rechnung einfach bei uns hoch. Wir übernehmen das für dich.

Unter rechtlichen Gesichtspunkten hat eine Zahlungserinnerung dieselbe Funktion wie eine Mahnung. Du weist den Schuldner auf einen fälligen Betrag hin. Bleibt die Rechnung weiterhin unbezahlt, kannst du weitere Schritte einleiten. Es ist also rechtlich egal, wie du das Schreiben bezeichnest, es macht vielleicht nur einen Unterschied in der Wirkung bei deinem Kunden. Eine höfliche Erinnerung klingt netter als eine Mahnung.

 

Erste Mahnung, erste Zahlungserinnerung, höfliche Zahlungserinnerung, freundliche Erinnerung. Das alles sind mögliche Bezeichnungen für einen Brief an deinen Kunden, der mit der Bezahlung seiner Rechnung in Verzug geraten ist. Am besten arbeitest du mit einer Vorlage. Denn eine Vorlage hat den Vorteil, dass du sie immer wieder verwenden kannst und sicher sein kannst, dass du keine Angaben wie zum Beispiel den Hinweis auf Mahngebühren vergessen hast. Sie muss alle Informationen erhalten, die auch in der Rechnung enthalten sind, damit dein Kunde einen Bezug herstellen kann. Wenn wir für dich mahnen, schicken wir die Rechnung direkt nochmal mit, um Missverständnisse zu vermeiden.

Behalte den Durchblick

Melde dich für unseren Newsletter an

und erhalte immer die  wichtigsten Infos