Forderungsmanagement

Warum externes Forderungsmanagement Unternehmen Vorteile bietet

Der Anteil offener Forderungen im Zahlungsverzug betrug in Deutschland 2019 durchschnittlich 13 % (Quelle: Statista NO-FOLLOW!). Eine bemerkenswert hohe Zahl. Jede neunte Rechnung wird demnach nicht rechtzeitig oder gar nicht bezahlt. Die Forderung Inkasso beeinflusst nicht nur die Liquidität negativ. Ein oder mehrere Inkasso Verfahren können sogar bis zum Konkurs des Gläubigers führen. Aus diesem Grund ist es bedeutsam, seine nicht bezahlten Forderungen richtig zu verwalten und sie zu realisieren. Dafür werden jedoch wenigstens zwei Ressourcen benötigt:

• Fachwissen
• Zeit und Personal

Ein externes Forderungsmanagement Inkasso kann eine adäquate Lösung sein, um das Problem ohne großen Ressourcenaufwand zu lösen. Bevor wir aber auf die Erfahrungen und Vorzüge vom Outsourcing zu sprechen kommen, beschäftigen wir uns notwendigerweise mit der Definition von Fachbegriffen.

Was bedeutet Forderung

Beginnen wir die Erklärung mit der Forderung. Dieser Begriff entfaltet verschiedene Bedeutungen. Hier meinen wir seine Definition im Bereich der Betriebswirtschaftslehre und im Rechnungswesen. Danach werden als Forderungen alle Zahlungs- oder sonstige Leistungsansprüche bezeichnet, die sich aus einem Vertrag oder gesetzlich begründet gegen einen Schuldner ergeben. Forderungen können unterschiedlicher Natur sein. Zum Beispiel:

– ein vertraglicher Anspruch

– Zahlungsmittel

– andere finanzielle Vermögenswerte

Geschuldet wird eine Forderung vom Schuldner. Für diesen ist die Forderung eine finanzielle Verbindlichkeit. Klassisch entsteht eine Forderung bei einem Kaufvertrag. Für den Erhalt der Ware schuldet der Käufer dem Unternehmen den Kaufpreis. Für den Verkäufer bedeutet der geschuldete Kaufpreis eine Forderung, die er bis zur Begleichung unter anderem in der Buchhaltung und Bilanz berücksichtigen muss. Zusätzlich musst du deine offenen Forderungen verwalten. Was dazu gehört, werden wir im nächsten Abschnitt erläutern.

Was ist Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement Inkasso umfasst alle Aufgaben und Maßnahmen, die ein Gläubiger vor dem Ausfall einer Zahlung schützen sollen. Das Forderungsmanagement kann wahlweise durch innerbetriebliche Sachbearbeiter erfolgen aber auch an entsprechende Dienstleister wie eine Forderungsmanagement GmbH oder einen Anwalt Forderungsmanagement erfolgen. Die Aufgaben können auch an geeignete Firmen wie Creditreform, infoscore, Hermes, Bürgel, GFKL, UMB, ARAG-Tesch, Kohl, EOS, UMB, Pajisto oder andere ausgelagert werden. Die Maßnahmen im Forderungsmanagement sind auch präventiv erforderlich. Die Funktionen oder Ziele der Forderungsverwaltung ist per Definition simpel: Sie soll die Ausfälle von Forderungen so gering wie möglich halten. Dies vor dem Hintergrund, die Liquidität des Unternehmens zu verbessern und zu stärken. Welche Maßnahmen dazu dienen und ob eine interne oder externe Verwaltung von Forderungen besser ist, gehört zu der Erklärung im nächsten Absatz.

Was gehört zum Forderungsmanagement

Eine effiziente Forderungsverwaltung startet bereits bevor eine Forderung entsteht. Zu diesen präventiven Maßnahmen gehört beispielsweise die Prüfung der Bonität des Kunden oder des Geschäftspartners vor Abschluss des Vertrages. Der Aufwand lohnt sich allerdings meist nur bei Aufträgen mit einem hohen Wert oder Ausfallrisiko. Wird indes ein Kredit vergeben, ist die Bonitätsfrage unabdingbar. Ein geeignetes Mittel ist die Forderungsausfallversicherung, die sich vor allem bei großvolumigen Forderungen lohnt. Eine weitere präventive Maßnahme ist die Gestaltung der Verträge. Insbesondere sollte der Vertrag genaue Zahlungsziele definieren. Neben dem Vertrag sind auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen adäquate Bestimmungen, die Aspekte wie Zahlungstermine aber auch die Kosten einer Mahnung bei offenen Forderungen oder die Kosten im Inkasso Verfahren beinhalten können.

Was versteht man unter Debitorenmanagement

Unter dem Debitorenmanagement versteht man die Schuldnerverwaltung. Der Debitorenmanager ist also eng mit der Forderungsverwaltung beschäftigt. Es fokussiert sich jedoch deutlicher auf den Schuldner der Forderung. Das Management von Debitoren gehört zur Buchhaltung. Ziel eines effektiven Debitorenmanagements ist die Stärkung der Liquidität und gleichzeitig die Verhinderung von Zahlungsausfällen. Daneben beschäftigt sich das Debitorenverwaltung der Beschreibung nach auch mit den Vorgängen vor dem Entstehen einer offenen Forderung. Hier die wichtigsten Aufgaben in der Zusammenfassung:

– Festlegen von Regeln für Zahlungsziele

– Bonitätsprüfung der Schuldner

– Gestaltung von Verträgen

– Buchhaltung Debitoren

– Mahnwesen

– Inkasso

Die Definition von Zahlungszielen richtet sich zum Beispiel danach, wie schnell du das Geld aus deinen Verkäufen benötigst. Du kannst hierbei nach Kunden und nach Auftragsgröße differenzieren. Nicht zu vergessen: Wie groß sind die Ressourcen, die du dafür aufwenden kannst, um offene Forderungen zu realisieren? Gängige Praxis sind 30 bis 90 Tage Zeit, um den fälligen Betrag zu überweisen. Diese großzügige Spanne solltest du aber nur zahlungskräftigen Kunden einräumen. Dies wiederum bedingt, dass die Bonität deiner Kunden regelmäßig überwacht wird. Diese Überprüfung kannst du selbst vornehmen oder bei einem Inkasso Service wie Creditreform, Bürgel, Hermes, Infoscore, prodefacto als Outsourcing gestalten. Als Debitorenmanager obliegt dir auch das Konditionenmanagement. Dabei gestaltest du neben den Zahlungszielen auch die Anreize, die ein schnelles Begleichen offener Forderungen belohnt. Dazu zählt auf jeden Fall der Skontoabzug bei schneller Barzahlung.

Welche Vorteile bietet das Debitorenmanagement?

Die Überwachung der offenen Forderungen obliegt der Debitorenbuchhaltung. Die Überwachung erfolgt sehr simpel. Die Forderungen werden mit dem Zahlungsziel in die sogenannten Debitorenkonten eingebucht. Ist das Zahlungsziel abgelaufen, wird der Eingang der Zahlung kontrolliert. Dabei müssen Erstattungen wie Stornos und Rückabwicklungen berücksichtigt werden. Ist kein Zahlungseingang zu verzeichnen, hat der Kunde nicht gezahlt, folgen Mahnwesen und Inkasso, um die Forderung beitreiben zu können. Dabei wird zunächst ein Kontakt mit dem Schuldner hergestellt. Einen solchen Anruf oder Mail kann man als Zahlungserinnerung beschreiben. Reagiert der Schuldner darauf nicht, folgen in der Regel die erste bis dritte Mahnung. Gesetzlich ist beim Mahnwesen nur eine Mahnung erforderlich. Manche Gesellschaft mahnt selbst, andere bedienen sich hierzu bei einem Anwalt Forderungsmanagement. Nach erfolgloser Forderungs-Mahnung kann der Anwalt den Gerichtsvollzieher mit dem Forderung Inkasso oder der Vollstreckung der Forderung beauftragen. Diese Aufgaben kann die GmbH auch selbst durchführen oder an eine Forderungsmanagement GmbH delegieren. Damit stellt die effektive Debitorenbuchhaltung einen wirksamen Schutz vor Forderungsausfällen dar.

Tipps und Tricks

Verbindliche Zuständigkeiten und Aufgaben schaffen die Basis für eine effektive Forderungsverwaltung. Jeder in der Gesellschaft sollte per Erklärung wissen, was bei offenen Forderungen von wem zu tun ist. Nur so ist ein planvoller Umgang möglich. In diesem Rahmen lohnt sich, ein sorgfältiges Berichtswesen in der GmbH zu installieren. Weiterhin solltest du dir zur Regel machen, niemals ohne eine schriftliche oder seriöse Bestellung oder Vertrag Leistungen zu erbringen.

Wer vor der Leistung die Bonität seines Kunden prüfen kann, der vermeidet unnötige Risiken. Auch wenn Neukundengewinnung und die Bestandskunden-Bindung von großer Wichtigkeit sind, steht auf der anderen Seite ein Risiko, wenn du dir nicht die Arbeit machst, die Kennzahlen zu prüfen. Wenn möglich solltest du die Zahlungsfähigkeit deiner Kunden einmal jährlich bewerten und überprüfen lassen. Dabei kannst du auf eigene Daten oder externe Informationen wie von Creditreform und Infoscore zurückgreifen.

Angebote und Kalkulationen sollten nicht nur transparent, sondern auch umfassend und vollständig erfolgen. Schließlich plant dein Kunde mit diesen Zahlen und kommt durch nachträgliche Mehrkosten möglicherweise in Probleme. Dazu gehört es auch, im Vertrag Sicherheiten zu vereinbaren. So kannst du zum Beispiel einen „verlängerten Eigentumsvorbehalt“ vereinbaren. Deine Gesellschaft bleibt in einem solchen Fall Eigentümer der Waren, bis die Forderung vollständig beglichen wurde. Ein weiteres Mittel, das Risiko eines Forderungsausfalls zu minimieren ist das Vereinbaren von Anzahlungen oder von Abschlagszahlungen.

Erfasse und pflege die Daten deiner Kunden. Telefonnummer, Bankverbindung, Fax, Arbeit, Adresse, Gehalt, Kontonummer usw. sind wertvolle Informationen. In der Debitorenbuchhaltung gibt es hierfür extra die sogenannten Debitorennummern. Mit diesen ordnest du Kunden und Datensätzen sicher einander zu. Alle Geschäftsvorgänge werden darunter gebucht. Zum Beispiel die Bewertung der Zahlungsfähigkeit, das Buchen von offenen Forderungen und die Überwachung der Fälligkeit.

Beschleunige den Zahlungseingang durch schnelle Rechnungsstellung und durch das Schaffen von Anreizen für den Kunden, zügig Forderungen zu begleichen. Gebe in der Rechnung das Zahlungsziel als Erklärung klar dar. Dazu gehört auch eine regelmäßige Überwachung des Zahlungseingangs. Werden deine Fristen eingehalten? Sind die Forderungen vollständig beglichen. Schnell reagieren kann nur, wer stets den Überblick hat. Zu den Kundenanreizen für eine zügige Forderungsbegleichung gehören auch optionale Bedingungen für die Zahlung. Das sind zum Beispiel die Ratenzahlung oder auch die Erklärung von Teilzahlungen und natürlich Skonto.

Fordere offene Rechnungen zügig ein und mahne konsequent. Erfahrungen beweisen: Wie die Rechnungsstellung soll die Forderungsmahnung zeitnah erstellt werden. So signalisierst du dem Schuldner, dass du es ernst meinst. Denke auch an eine zügige Zahlungserinnerung. Dazu kannst du den Kontakt zum Schuldner aufnehmen. Zum Beispiel per Telefon oder online mit einer Mail. Die klassische Mahnung selbst sollte schriftlich erfolgen. Nur auf diese Weise kannst du später den Nachweis erbringen. Bespreche dich auch mit deinem Anwalt. Wann solltest du mit einem gerichtlichen Mahnverfahren drohen? Oftmals animieren diese Androhungen den Kunden, die Forderung zu begleichen.

Fazit

Das Forderungsmanagement ist Teil des Debitorenmanagements. Es dient nach der Definition dazu, die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens durch das effektive Verwalten von Forderungen und Inkasso zu erhalten und zu verbessern. Dazu kann sich eine Gesellschaft eigener Sachbearbeiter bedienen oder diese Aufgabe an einen Inkasso Service wie Infoscore, einen Rechtsanwalt in Form von Outsourcing delegieren. Einen solchen Service zum Mahnverfahren einleiten findest du auf unserer Startseite. Hier kannst Du bequem und kostenlos deine Rechnung hochladen und so das Mahnverfahren online durchführen. Für dich als Gläubiger ist es kostenlos und Du kannst so einfach deine Forderungen beitreiben.